Unser Stellenangebot: Office Manager*in (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit und unbefristet

In dieser zentralen Rolle steuern Sie die täglichen Büroabläufe, unterstützen die kaufmännischen Kernprozesse und begleiten aktiv die Weiterentwicklung unserer internen Standards. Als verlässliche Ansprechperson für Team und Management halten Sie den Betrieb am Laufen und bringen bei Eignung die Bereitschaft mit, mittelfristig in die Rolle der Office-Leitung aufzusteigen.

• Übernahme des operativen Office Managements inklusive der Terminkoordination, des Reisemanagements, der Telefonkontakte sowie der Koordination des Facility Managements.
• Digitale Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Unternehmensdokumenten im Dokumentenmanagementsystem.
• Pflegen der Stammdaten im CRM-System (Vemas), abgleichen von Rechnungs- und Vertragsdaten mit Fachdatenbanken.
• Bearbeiten von OPOS-Listen, Versenden von Mahnungen, Beantragen von Mahn- sowie Vollstreckungsbescheiden, als auch der Rechtsabteilung zuarbeiten.
• Eigenverantwortliche Betreuung und fachliche Anleitung der Auszubildenden für den Beruf Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement.
• Bestehende Standards aus dem Office-Guide umsetzen und aktiv an der digitalen Prozessverbesserung im KI-Board mitwirken.